台東縣蘭嶼鄉東清社區發展協會第五屆第四次理監事定期會會議記錄
一、時間:96年12月08日(星期六)晚上7:00
二、地點:東發會辦公室
三、出席人員：
理事張慶來、張萬來、謝福美、謝男海、黃信義、謝天賜、謝胡源、陳榮宗；監事：江多志、謝來玉、黃光道
四、請假人員：黃阿忠、江榮明、張蘭花
五、列席人員：黃天德代表、張錦商顧問、謝胡義村幹事、黃英珍總幹事、林玫瑜會計
六、主持人：張理事長慶來
七、主席致詞：謝謝各位理監事撥冗與會，黃阿忠理事缺席張蘭花因身體不適請假，理監 事沒有提案，所以就按會議內容檢討本年度計劃之執行狀況、討論擬定96年度台電回饋金(民眾福利金)200萬計劃、年度大會日期擬定、編列97年度計劃及預，最後討論明年度第一季(1~3月計劃內容含人力配置)，希望大家提出意見，提經會員大會審查審定以及提供給總幹事撰寫計劃，讓協會各項計劃推展順利，現在請總幹事針對本會會務、業務做報告。
八、96年度計劃執行狀況:報告人：黃英珍
(1) 本年度方案計劃共執行並完成核銷19案，執行中尚有2案(傳統技藝培訓/聖誕節活動)，非年度計劃1案核銷中(部落灘頭計劃12/15完成核銷。96年度工作計劃執行狀況如附表一)。問題：核銷上如與旅台有關,較大問題在憑證取得及憑證合法合理性問題。
(2) 90至95年度本會巳執行辦理台電回饋金(民眾福利)200萬經費使用一覽表(如附表二) 。
(3) 其他-本會總務及會計缺,請各理事共同負擔尋找適任人才提供本會協談聘用事宜。
以上報告。
◎張理事長：各位理事冇沒有問題，如有請各位理事針對總幹事報告事項提出相關問題。
◎江多志：請問核銷上旅台的部份收據有不好處理的?
◎黃英珍：並不是不好處理，旅台配合度也很高只是取得的收據合法性不符會計規定，以致實支項目無法合理核銷,造成內部資金消耗。
◎江多志：那這樣就不要辦理旅台部份活動。
◎黃光道：青年會或旅台如有計劃執行，應該先給本會計劃草案，這樣經費收支上比較有共識才好核銷。
◎謝男海：我看90-95年本會巳執行的台電回饋金與我們代表會資料有出入,我再查清楚。
◎黃英珍：這是近期的資料，會有出入因為作業流程都在跑數字自然呈現差異,基本上公所會以各協會內部支用經費情形所登錄為主。
◎謝胡源：可以說清楚回饋金各年度及各項目經費所剩餘款嗎？
◎黃英珍：附表二巳清楚呈現,不再贅述。
◎張理事長：現在請會計報告本會經費收支情形。
◎黃英珍：因會計在外村教課，所以晚點會到，我先做一個報告，如有不懂要進一步了解的地方，請各理監事等會計來了再問清楚。本年度目前存簿上有效金額$258,696元，尚未支付旅台返鄉參加壘球賽差旅費及本會工作人員4個月的工作津貼至本月8日本會預決算在(附表三)請大家看看有問題就相關問題提出問題。另外，會計特別交待，如有方案活動屬個人代為墊付或相關收據，請於一個月內交總幹事核銷，逾期不再受理，以求收支平衡。
◎謝胡源：上一次定期會不是有70餘萬巳核銷審核中嗎？經費核撥下來後不應該這個金額而巳的。
◎黃英珍：本會存摺內本來就沒有多少錢，活動亦無自籌款，每次辦活動都是協會先欠廠商，活動經費核撥下來又都是1到2個月左右有時更甚，本會暨定計劃仍需繼續執行，當然不會有大家預期的金額。
◎謝福美：這裡有很多超支現象，計劃核定下來該花的預算經費應該可以掌控，為什麼還有那麼多超支現象？可以解釋嗎？
◎黃英珍：提呈計劃中的預算與核定下來的經費很少是平衡的，例如：鄉運提案經費232,000，公所核定200,000，計劃內容執行方式依計劃設計評估就是需要232,000左右，但在這部份未在計劃內邀請的選手也返鄉參加鄉運差旅費增加，慶功宴巳設計好飲料可支用經費，但通常都沒有節制，本會立場也都很尷尬，因此在核定內的經費要做掌控是需要大家配合。
◎謝胡源：那預算數應該更要提高些。
◎黃光道：預決算表的上年度比較是什麼呈現的金額又是什麼？
◎黃英珍：預算與實支的差異數。
※討論提案：
◎理事長：我們現在討論我們明年度相關工作計劃及預算，首先是提案部份，因為理監事都沒呈提案，所以手邊講義沒有提案可以討論，這裡有謝男海理事臨時提案事項。(議決如附表四)
擬定96年度台電回饋金200萬計劃經費：
◎張理事長：請大家討論96年度200萬計劃經費，附件中有去年度(95年)編列的預算，請大家參考，並提出意見討論。
◎謝男海：這部份可否先請總幹事依本年度執行狀況做一個報告，讓理監事可以知道社區文化/環境/活動，三個計劃項目那些是要增加?哪些是要減少的？
◎黃英珍：回應謝男海理事，今年執行的200萬計劃按上年度編列的經費執行沒有很大的問題，唯一是社區各項活動部份比例佔的比較重，所以到目前為止社區活動費90-95年度經費僅剩餘 793,720(超支6,280)。
◎張理事長：台電回饋金雖為民眾福利但考量社區發展核心價值造景造人造產原則，希望可以依社區實際需求來評估預算，所以請理監事審慎評估各項目經費之運用。
◎謝福美：活動費需求比較大,建議社區各項活動費編100萬,社區環保清潔綠美化及文化祭儀編各50萬。
◎謝胡源：同意謝福美所提。
◎張理事長：那我們就按謝理事所提社區各項活動費編100萬，社區環保清潔綠美化及文化祭儀編各50萬,大家還有意見？
◎理監事群：……。
◎張理事長：大家沒意見，就決定上逑所建議編列200萬回饋金計劃經費，接下來討論97年度計劃及預算。
擬定97年度工作計劃/預算：
◎張理事長：請大家對照本年度計劃執行狀況來做97年度工作計劃預算做追加減。
◎黃光道：建議旅台返鄉藍球賽增加2萬元，共5萬元,社教盃3萬元。
◎謝胡源：過年野銀辦理藍球賽要不要參加是不是要跟旅台青年討論？
◎張理事長：通過藍球賽5萬元，春節活動含括社區清潔/路跑賽/園遊會/晚會，所需經費350,000。
◎江多志：螃蟹節或招魚祭同一個項目內增編到10萬元，包含整理場地。
◎張萬來：飛魚網協會巳經買了，但是其他週邊的褱要再買所以附議飛魚祭系列活動經費10萬元。
◎謝男海：村校聯合運動會巳經在代表會提案執行5-10萬元，年度計劃應編最少5萬元。
◎陳榮宗：建議鄉運編250,000。
◎張理事長：壘球賽維持4萬，出一隊制服屈時再議。
◎江多志：母親節發放禮物時，資格應放寬至35歲以上(不限巳婚未婚有無小孩)人數增加建議12萬元。
◎謝胡源：建議15萬辦理，台北就由年青人參賽經費運用10萬元。
◎江多志：不要再參加台東活水節了，因為太多爭議了。
◎陳榮宗：在蘭嶼辦理活水節即可，經費10萬。
◎張理事長：台東活水節不再參賽，原龍舟/拼板舟體驗營併參加海峽盃活動改為部落內活水節相關活動 。
◎謝胡源：黃昏市場擴大辦理這很好，按原案辦理10萬元。
◎謝來玉：贊成黃昏市場提議經費，可以配搭部落大型活動活絡社區。
◎江多志：發放禮物資格比照母親節，增編15萬元。
◎黃光道：夏天這類計劃有其必要性，所以建議增加到15萬元執行 。
◎江多志：社教盃經費花費不多編3萬元足即可，傳統技藝培訓可增加網袋製作，可增編至36萬。
◎張理事長：雙十節就按張蘭花理事建言，請總幹事將計劃預算提供青年會。
◎謝來玉：雙十節活動協會人員一定要上去，憑證才比較順利取得以利核銷。
◎陳榮宗：雙十節經費編11萬，監理事也可上去協助相關事宜。
◎黃光道：聖誕節活動預算一樣3萬元，然後不管是青年會龍舟隊或教會一定要先給協會活動草案，再由協會彙整呈提,這樣才能減少核銷上產生諸多問題。
◎張理事長：還有其他問題嗎？若沒有明年度工作計劃就依各理監事所追加減預算提會員大會通過後始執行。(附表五)
97年度1-3月計劃內容討論：
◎1月份元旦活動：親子土磘雞/捅仔雞體驗活動
執行方式：
(1) 時間：97年1月1日
(2) 內容：烤土磘雞、捅仔雞、親子趣味球賽
◎2月
(1) 97年2月4日~2月5日旅台返鄉青年藍球賽:地點野銀/ (是否參賽青年會再議)
(2) 97年2月3日社區清掃活動 ，地點：東清社區，時間:9:00~12:00
(3) 97年2月8日社區路跑賽、園遊會、聯歡晚會 ，時間:8:00~21:00
◎3月飛魚祭系列活動 。內容：購置豬肉、臘肉、整理灘頭祭儀場域。
臨時動議：
◎張理事長：臨時動議，請大家就今天會議以外未逕事宜再做討論。
◎謝胡源：建議像理事長所說的，協會增加耆老一至二位提供祭儀時間，以利協會作業。
◎謝男海：請問協會有關明年大船相關事宜，公所幫忙提案是跟不同單位申請，所以協會這裡是否有相關的補助？
◎江多志：我記得有這項補助的，像落成有5仟個人船8仟，大船好像15萬的。
◎黃光道：這案說跟不同單位申請，但全部都要經過主計，一案不可能兩提如果主計允許的話再議。
◎張理事長：協會是可以幫忙的，不過還要詢問公所，因為目前公所有離島建設80萬還有回饋金50萬給該計劃，再請總幹事協助詢問再回覆謝理事。
◎謝胡源：公所有規定只要是補助的大船就是無償使用。
◎謝來玉：建議協會工作人員增加勞健保制度。
◎主席總結：感謝大家提供寶貴意見，以供本會會業務推展之方針依據，未來本會仍需各理監事支持會業務之推展，謝謝各位 ！
九、散會
主席：張慶來
記綠：黃英珍